Politica de tratamiento de datos

POL蚑ICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CARIBE S.A.S.

POL蚑ICA DE PROTECCI覰 DATOS PERSONALES


CARIBE S.A.S. en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 que regula la recolecci髇 y tratamiento de los datos de car醕ter personal, y establece las garant韆s legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha informaci髇, expide la siguiente pol韙ica que desarrolla la pol韙ica de seguridad de la informaci髇 para el tratamiento de datos personales dentro de la organizaci髇, previos los siguientes:

CONSIDERANDOS


1. Que la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protecci髇 de datos personales, otorga a las empresas un plazo de seis (6) meses a partir de la sanci髇 de la ley, para adecuarse a estas disposiciones

2. Que en cumplimiento de la obligaci髇 que tiene CARIBE S.A.S. de mejorar su Sistema de Gesti髇 de Seguridad de la Informaci髇 dentro de un esquema de Planear-Hacer- Verificar-Actuar, se requiere expedir una pol韙ica que establezca las reglas aplicables al tratamiento de datos de car醕ter personal que est閚 bajo custodia del ente empresarial.

3. Que corresponde tanto a las directivas de CARIBE S.A.S. as como a sus empleados y terceros contratistas, observar, acatar y cumplir las 髍denes e instrucciones que de modo particular imparta la organizaci髇 respecto de los datos de car醕ter personal cuya divulgaci髇 o indebido uso pueda generar un perjuicio a los titulares de la misma, en cumplimiento de los derechos contenidos en el art韈ulo 15 de la Constituci髇 Pol韙ica de Colombia, ley 1581 de 2012 y ley 1273 de 2009.

4. Que las pol韙icas legales relacionadas con los datos personales establecen sanciones econ髆icas, comerciales y privativas de la libertad, por lo cual es fundamental la cooperaci髇 entre CARIBE S.A.S. y los destinatarios de esta pol韙ica, con el fin de garantizar el cumplimiento de los derechos a la intimidad, al habeas data y a la protecci髇 de datos personales, evitando as perjuicios para cualquiera de las partes y/o terceros.

5. Que la regulaci髇 de las pol韙icas de seguridad de la informaci髇, en particular respecto de las relaciones laborales y prestaci髇 de servicios, debe incluir la protecci髇 de los datos de car醕ter personal relacionados con el recurso humano, respetando el m韓imo de derechos y garant韆s de los empleados y prestadores de servicios, so pena de que las estipulaciones no produzcan ning鷑 efecto.

6. Que conforme a la legislaci髇 laboral surge para el empleador el deber de proteger a los empleados, y para estos surge el deber de acatamiento y lealtad para con CARIBE S.A.S., de manera que estos contribuyan en la gesti髇 segura de la informaci髇 de car醕ter personal.

7. Que es deber de los empleados para con CARIBE S.A.S. prestar toda su colaboraci髇 en caso de siniestro o riesgo inminente que afecte o amenacen los activos de informaci髇, especialmente los relacionados con la informaci髇 de car醕ter personal que custodia CARIBE S.A.S., de manera que se preste la debida cooperaci髇 que CARIBE S.A.S. requiera para investigar, analizar y capturar evidencia de incidentes de seguridad que comprometan 閟ta informaci髇, tengan o no vocaci髇 judicial, acatando para ello las instrucciones contenidas en el protocolo de cadena de custodia de CARIBE S.A.S..
Con base en las anteriores consideraciones que fundamentan la protecci髇 de datos personales en CARIBE S.A.S., se formulan las siguientes disposiciones para su tratamiento y que son de obligatorio cumplimiento para los destinatarios de esta pol韙ica.


    I. DEFINICIONES


Base de datos personales. Es todo conjunto organizado de datos de car醕ter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creaci髇, almacenamiento, organizaci髇 y acceso.
Base de datos automatizada. Es el conjunto organizado de datos de car醕ter personal que son creados, tratados y/o almacenados a trav閟 de programas de ordenador o software.
Base de datos no automatizada. Es el conjunto organizado de datos de car醕ter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.
Cesi髇 de datos. Tratamiento de datos que supone su revelaci髇 a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.
Custodio de la base de datos. Es la persona f韘ica que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de CARIBE S.A.S.
Dato personal. Es cualquier dato y/o informaci髇 que identifique a una persona f韘ica o la haga identificable. Pueden ser datos num閞icos, alfab閠icos, gr醘icos, visuales, biom閠ricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.
Datos personales sensible. Es una categor韆 especial de datos de car醕ter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiaci髇 pol韙ica, raza u origen 閠nico, huellas biom閠ricas, entre otros, que hacen parte del haber 韓timo de la persona y pueden ser recolectados 鷑icamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.
Encargado del Tratamiento. Es la persona f韘ica o jur韉ica, autoridad p鷅lica o privada, que por si misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Fuentes Accesibles al P鷅lico. Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser realizada, por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestaci髇 a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condici髇 de fuentes accesibles al p鷅lico las gu韆s telef髇icas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la informaci髇 se limite a datos personales de car醕ter general o que contenga generalidades de ley. Tendr醤 esta condici髇 los medios de comunicaci髇 impresos, diario oficial y dem醩 medios de comunicaci髇.
Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la informaci髇 y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos p鷅licas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y dem醩 pol韙icas aplicables.
Procedimiento de an醠isis y creaci髇 de Informaci髇. Es la creaci髇 de informaci髇 respecto de una persona, a partir del an醠isis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o h醔itos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la informaci髇 obtenida del titular de cada dato personal.
Procedimiento de Disociaci髇. Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la informaci髇 que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.
Principios para el tratamiento de datos. Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar soluci髇 a la posible colisi髇 entre el derecho a la intimidad, habeas data y protecci髇 de los datos personales, y el derecho a la Informaci髇.
Propietario de la base de datos. Dentro de los procesos de negocios de CARIBE S.A.S., es propietaria de la base de datos el 醨ea que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos y su gesti髇.
Responsable del Tratamiento. Es la persona f韘ica o jur韉ica, de naturaleza p鷅lica o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.
Titular del dato personal. Es la persona f韘ica cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jur韉icas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.
Tratamiento de Datos. Cualquier operaci髇 o conjunto de operaciones y procedimientos t閏nicos de car醕ter automatizado o no que se realizan sobre datos personales, tales como la recolecci髇, grabaci髇, almacenamiento, conservaci髇, uso, circulaci髇, modificaci髇, bloqueo, cancelaci髇, entre otros.
Usuario. Es la persona natural o jur韉ica que tiene inter閟 en el uso de la informaci髇 de car醕ter personal.
Violaci髇 de datos personales. Es el delito creado por la ley 1273 de 2009, contenido en el art韈ulo 269 F del C骴igo Penal Colombiano. La conducta prohibida es la siguiente: 揈l que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, env韊, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee c骴igos personales, datos personales contenidos en base de datos, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrir en pena de prisi髇 de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios m韓imos legales mensuales vigentes.
Violaciones de las Medidas de Seguridad de los Datos Personales. Ser considerado incidente de seguridad aquella situaci髇 que implique una violaci髇 de las medidas de seguridad adoptadas por CARIBE S.A.S. para proteger los datos personales entregados para su custodia, sea como Responsable y/o Encargado, as como cualquier otra conducta que constituya un tratamiento inadecuado de datos personales en contrav韆 de lo aqu dispuesto o de lo se馻lado en la Ley. Todo incidente de seguridad que comprometa los datos personales en poder de CARIBE S.A.S. deber ser informado a la autoridad de control en la materia.

    II. OBJETO


Adoptar y establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos de car醕ter personal recolectados, tratados y/o almacenados por CARIBE S.A.S. en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.
Las reglas contenidas en esta pol韙ica dan cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en el art韈ulo 15 de la Constituci髇 Pol韙ica de Colombia, en cuanto a la garant韆 de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protecci髇 de datos personales, en concordancia con el derecho a la informaci髇, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en CARIBE S.A.S. y se pueda prevenir la vulneraci髇 de los mismos.

    III. 罬BITO DE APLICACI覰


La presente pol韙ica se aplicar al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la pol韙ica al responsable y/o encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.
Los principios y disposiciones contenidos en esta pol韙ica de protecci髇 de datos de car醕ter personal, se aplicar醤 a cualquiera base de datos personales que se encuentren en custodia de CARIBE S.A.S., bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.
Todos los procesos organizacionales de CARIBE S.A.S. que involucren el tratamiento de datos de car醕ter personal, deber醤 someterse a lo dispuesto en esta pol韙ica.

    IV. DESTINATARIOS DE LA PRESENTE POL蚑ICA.

La presente pol韙ica se aplicar y por ende obligar a las siguientes personas:
 
4.1. Representantes Legales y/o administradores societarios.
4.2. Personal interno de CARIBE S.A.S., directivos o no, que custodien y traten bases de datos de car醕ter personal.
4.3. Contratistas y personas naturales o jur韉icas que presten sus servicios a CARIBE S.A.S. bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos de car醕ter personal.
4.4. Los Accionistas, revisores fiscales y aquellas otras personas con las cuales exista una relaci髇 legal de orden estatutario.
4.5. Personas p鷅licas y privadas en condici髇 de usuarios de los datos personales.
4.6. Las dem醩 personas que establezca la ley.

    V. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


La protecci髇 de datos de car醕ter personal en CARIBE S.A.S. estar sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales, con base en las cuales se determinar醤 los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretar醤 de manera arm髇ica, integral y sistem醫ica para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, principios consagrados en pol韙icas internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de car醕ter personal.

5.1. Consentimiento informado o principio de Libertad.
El tratamiento de datos personales al interior de CARIBE S.A.S., s髄o puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podr醤 ser obtenidos, tratados o divulgados si autorizaci髇 del titular salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.

5.2. Legalidad.
El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta pol韙ica deben sujetarse a lo dispuesto en esta pol韙ica.

5.3. Finalidad del Dato.
El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad leg韙ima, acorde con la Constituci髇 y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que 閟te exprese su consentimiento informado.

5.4. Calidad o veracidad del dato.
Los datos de car醕ter personal recolectados por CARIBE S.A.S. deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se proh韇e el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

5.5. Transparencia.
En el tratamiento de datos personales se garantizar el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, informaci髇 acerca de la existencia de datos que le conciernen.

5.6. Pertinencia del dato.
 En la recolecci髇 de los datos personales por parte de CARIBE S.A.S. se deber tener en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos; por tanto deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relaci髇 con la finalidad. Se proh韇e la recolecci髇 de datos personales desproporcionados en relaci髇 con la finalidad para la cual se obtienen.

5.7. Acceso y Circulaci髇 Restringida.
Los datos personales que recolecte o trate CARIBE S.A.S. ser醤 usados por esta sociedad solo en el 醡bito de la finalidad y autorizaci髇 concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podr醤 ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros.
Los datos personales bajo custodia de CARIBE S.A.S. no podr醤 estar disponibles en Internet o en cualquiera otro medio de divulgaci髇 masiva, salvo que el acceso sea t閏nicamente controlable y seguro, y para brindar un conocimiento restringido s髄o a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley y los principios que gobiernan la materia.

5.8. Temporalidad del dato.
Agotada la finalidad para la cual fue recolectada y/o tratado el dato personal, CARIBE S.A.S. deber cesar en su uso y por ende adoptar las medidas de seguridad pertinentes a tal fin. Para esto se tendr醤 en cuenta las obligaciones de ley comercial en materia de conservaci髇 de libros de comercio y correspondencia del comerciante.

5.9. Seguridad del Dato.
CARIBE S.A.S., en calidad de responsable o encargado del tratamiento de datos personales, seg鷑 el caso, adoptar las medidas de seguridad f韘icas, tecnol骻icas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. CARIBE S.A.S., conforme la clasificaci髇 de los datos personales, implementar las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables seg鷑 el caso, con el fin de evitar la adulteraci髇, p閞dida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5.10. Confidencialidad.
CARIBE S.A.S. y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de car醕ter personal, tienen la obligaci髇 profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, obligaci髇 que subsiste a鷑 finalizada la relaci髇 contractual. CARIBE S.A.S. implementar, en sus relaciones contractuales, cl醬sulas de protecci髇 de datos en este sentido.

5.11. Deber de Informaci髇.
CARIBE S.A.S. informar a los titulares de los datos personales, as como a los responsables y encargados del tratamiento, del r間imen de protecci髇 de datos adoptado por la organizaci髇, as como respecto de la finalidad y dem醩 principios que regulan el tratamiento de estos datos. As mismo informar sobre la existencia de las bases de datos de car醕ter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

5.12. Protecci髇 especial de datos sensibles.
CARIBE S.A.S. no recolectar ni tratar datos personales ligados exclusivamente a ideolog韆s pol韙icas, afiliaci髇 sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen 閠nico, y datos de salud, salvo autorizaci髇 expresa del titular y en aquellos casos de ley en los cuales no se requiera del consentimiento. La informaci髇 personal de car醕ter sensible que se pueda obtener de un proceso de selecci髇 de personal ser protegida a trav閟 de las medidas de seguridad altas.

    VI. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los titulares de los datos de car醕ter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de informaci髇 de CARIBE S.A.S., tienen los derechos descritos en este ac醦ite en cumplimiento de las garant韆s fundamentales consagradas en el Constituci髇 Pol韙ica y la Ley.
El ejercicio de estos derechos ser gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.
El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personal韘ima y ser醤 ejercidos por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.

 6.1. Derecho de Acceso.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la informaci髇 respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicaci髇 de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean 閟tas autorizadas o no.

 6.2. Derecho de Actualizaci髇.
 Este derecho comprende la facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando 閟tos hayan tenido alguna variaci髇.

 6.3. Derecho de Rectificaci髇.
Este Derecho comprende la facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

 6.4. Derecho de Cancelaci髇.
Este Derecho comprende la facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las pol韙icas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.

 6.5. Derecho a la Revocatoria del Consentimiento.
El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorizaci髇 que habilitaba a CARIBE S.A.S. para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley y/o que sea necesario en un marco contractual espec韋ico.

6.6. Derecho de Oposici髇.
Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposici髇 legal o por vulnerar intereses generales superiores al inter閟 particular. La Representaci髇 Legal de Caribe S.A.S., con base en los leg韙imos derechos que argumente el titular del dato personal, har un juicio de proporcionalidad o ponderaci髇 con el fin de determinar la pre eminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos, verbigracia, el derecho de informaci髇.

6.7. Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones.
El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, as como las acciones que resultaren pertinentes, para la protecci髇 de sus datos. CARIBE S.A.S. dar respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relaci髇 con estos derechos de los titulares de los datos personales.

6.8. Derecho a otorgar Autorizaci髇 para el tratamiento de datos.
En desarrollo del principio del Consentimiento Informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorizaci髇, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en CARIBES.A.S..
De manera excepcional, esta autorizaci髇 no ser requerida en los siguientes casos:

    6.8.1. Cuando sea requerida por entidad p鷅lica o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
    6.8.2. Cuando se trate de datos de naturaleza p鷅lica.
    6.8.3. En casos de emergencia m閐ica o sanitaria.
    6.8.4. Cuando sea tratamiento de informaci髇 autorizado por la ley para fines hist髍icos, estad韘ticos o cient韋icos.
    6.8.5. Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.

En estos casos, si bien no se requiere de la autorizaci髇 del titular, si tendr醤 aplicaci髇 los dem醩 principios y disposiciones legales sobre protecci髇 de datos personales.

    VII. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA POL蚑ICA RESPECTO DE LAS BASES DE DATOS DE CAR罜TER PERSONAL CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.

7.1. Deberes para los RESPONSABLES del Tratamiento.

Cuando CARIBE S.A.S. o cualquiera de los destinatarios de esta pol韙ica, asuman la calidad de responsables del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deber醤 cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las dem醩 disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de h醔eas data.
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorizaci髇 y consentimiento otorgada por el Titular.
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolecci髇 y los derechos que le asisten por virtud de la autorizaci髇 otorgada.
d) Conservar la informaci髇 bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci髇, p閞dida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la informaci髇 que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la informaci髇, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las dem醩 medidas necesarias para que la informaci髇 suministrada a 閟te se mantenga actualizada.
g) Rectificar la informaci髇 cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, seg鷑 el caso, 鷑icamente datos cuyo Tratamiento est previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la informaci髇 del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los t閞minos se馻lados en esta pol韙ica y en la ley.
k) Adoptar un manual interno de pol韙icas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atenci髇 de consultas y reclamos.
1) Informar al Encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada informaci髇 se encuentra en discusi髇 por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamaci髇 y no haya finalizado el tr醡ite respectivo.
m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
n) Informar a la autoridad de protecci髇 de datos cuando se presenten violaciones a los c骴igos de seguridad y existan riesgos en la administraci髇 de la informaci髇 de los titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

    7.2. Deberes de los ENCARGADOS del tratamiento de datos personales.

Cuando CARIBE S.A.S. o cualquiera de los destinatarios de esta pol韙ica, asuman la calidad de encargados del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deber醤 cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las dem醩 disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
    a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de h醔eas data.
    b) Conservar la informaci髇 bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteraci髇, p閞dida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    c) Realizar oportunamente la actualizaci髇, rectificaci髇 o supresi髇 de los datos en los t閞minos de la ley.
    d) Actualizar la informaci髇 reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) d韆s h醔iles contados a partir de su recibo.
    e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los t閞minos se馻lados en esta pol韙ica y en la ley. Esta funci髇 estar en cabeza de la Vicepresidencia Legal y de Sostenibilidad de Argos.
    f) Adoptar un manual interno de pol韙icas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atenci髇 de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
    g) Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en tr醡ite" en la forma en que se regula en la ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas
    por los titulares de los datos personales.
    h) Insertar en la base de datos la leyenda "informaci髇 en discusi髇 judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
    i) Abstenerse de circular informaci髇 que est siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
    j) Permitir el acceso a la informaci髇 鷑icamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
    k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se l presenten violaciones a los c骴igos de seguridad y existan riesgos en la administraci髇 de la informaci髇 de los titulares.
    1) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

    7.3. Deberes comunes de responsables y encargados del Tratamiento.

Adem醩 de los deberes antes descritos en cabeza de CARIBE S.A.S. y de cualquiera otra persona que asuma su condici髇 de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumir醤 los siguientes deberes cualquiera que sea su condici髇:
    a) Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificaci髇 de los datos personales que trata CARIBE S.A.S.
    b) Adoptar procedimientos de recuperaci髇 de desastres aplicables a las bases de datos que contengan datos personales.
    c) Adoptar procedimientos de Respaldo o Back Up de las bases de datos que contienen datos personales.
    d) Auditar de forma peri骴ica el cumplimiento de esta pol韙ica por parte de los destinatarios de la misma.
    e) Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales.
    f) Aplicar esta pol韙ica sobre protecci髇 de datos personales en armon韆 con la Pol韙ica de Seguridad de la Informaci髇.
    g) Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creaci髇, tratamiento de la informaci髇 y cancelaci髇 de la base de datos.
    h) Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidos en los sistemas de informaci髇, en los que act鷈 como responsable o encargado del tratamiento.
    i) Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las bases de datos que contengan datos personales.
    j) Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan datos de car醕ter personal.

    VIII. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACI覰, ACCESO, ACTUALIZACI覰, RECTIFICACI覰, CANCELACI覰 Y OPOSICI覰.


En desarrollo de la garant韆 constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de acceso, actualizaci髇, rectificaci髇, cancelaci髇 y oposici髇 por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, CARIBE S.A.S. adopta el siguiente procedimiento:

    8.1. El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditar esta condici髇 mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podr suministrar por medio f韘ico o digital. En caso de que el titular este representado por un tercero deber allegarse el respectivo poder, el cual deber tener reconocimiento del contenido ante notario. El apoderado deber igualmente acreditar su identidad en los t閞minos indicados.

    8.2. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deber hacerse en soporte escrito, sea este f韘ico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podr dirigirse a la direcci髇 principal o al correo electr髇ico habilitado por CARIBE S.A.S. para el ejercicio del Habeas Data. CARIBE S.A.S. podr disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.

    8.3. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendr la siguiente informaci髇:

    8.3.1. Nombre del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.

    8.3.2. Petici髇 concreta y precisa de informaci髇, acceso, actualizaci髇, rectificaci髇, cancelaci髇, oposici髇 o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petici髇 deber estar razonablemente fundamentada para que CARIBE S.A.S. proceda como responsable de la base de datos a dar respuesta.

    8.3.3. Direcci髇 f韘ica y/o electr髇ica para notificaciones.

    8.3.4. Documentos que soportan la solicitud.

    8.3.5. Firma de la solicitud por parte del titular del dato personal.
Si faltare alguno de los requisitos aqu indicados, CARIBE S.A.S. as lo comunicar al interesado dentro de los 5 d韆s siguientes a la recepci髇 de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Habeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la informaci髇 requerida, se entender que se ha desistido de la solicitud. CARIBE S.A.S. podr disponer de formatos f韘icos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicar si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) d韆s h醔iles siguientes a la recepci髇 completa de la solicitud, CARIBE S.A.S. indicar que se trata de un reclamo en tr醡ite. En la respectiva base de datos (PQR) se deber consignar una casilla en la que se indique las siguientes leyendas: 揜eclamo en tr醡ite y 揜eclamo resuelto.
CARIBE S.A.S., cuando sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de informaci髇, dar respuesta a la solicitud en el t閞mino de diez (10) d韆s si se trata de una consulta; y de quince d韆s (15) d韆s si se trata de un reclamo. En igual t閞mino se pronunciar CARIBE S.A.S. cuando verifique que en sus sistemas de informaci髇 no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.
En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del t閞mino de (15) quince d韆s, se informar al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atender el reclamo, la cual en ning鷑 caso podr superar los 8 d韆s h醔iles siguientes al vencimiento de los primeros 15 d韆s.
CARIBE S.A.S., en los casos que detente la condici髇 de encargado del tratamiento informar tal situaci髇 al titular o interesado en el dato personal, y comunicar al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que 閟te d respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicaci髇 ser dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.
CARIBE S.A.S. documentar y almacenar las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, as como las respuestas a tales solicitudes. Esta informaci髇 ser tratada conforme a las pol韙icas aplicables a la correspondencia de la organizaci髇.
Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deber agotar previamente el tr醡ite de consultas y/o reclamos aqu descrito.

     IX. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS PERSONALES.

CARIBE S.A.S., como responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, en desarrollo de su actividad empresarial, as como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de encargado del tratamiento, dispondr de un registro central en el cual relacionar cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de informaci髇.
El registro central de bases de datos personales permitir:

    9.1. Inscribir toda base de datos personales contenida en los sistemas de informaci髇 de CARIBE S.A.S.

    9.2. . A cada base se le asignar un n鷐ero de registro.

    9.3. La inscripci髇 de las bases de datos personales indicar: (i) El tipo de dato personal que contiene; (ii) La finalidad y uso previsto de la base de datos; (iii) Identificaci髇 del 醨ea de CARIBE S.A.S. que hace el tratamiento de la base de datos; (iv) Sistema de tratamiento empleado (automatizado o manual) en la base de datos; (v) Indicaci髇 del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de datos en virtud del tipo de dato personal que contiene;(vi) Ubicaci髇 de la base de datos en los sistemas de informaci髇 de CARIBE S.A.S.; (vii) El colectivo de personas o grupo de inter閟 cuyos datos est醤 contenidos en la base de datos; (viii) La condici髇 de CARIBE S.A.S. como RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento de las bases de datos; (ix) Autorizaci髇 de comunicaci髇 o cesi髇 de la base de datos, si existe; (x) Procedencia de los datos y procedimiento en la obtenci髇 del consentimiento; (xi) Funcionario de CARIBE S.A.S. custodio de la base de datos; (xii) Los dem醩 requisitos que sean aplicables conforme al reglamento de la ley que llegare a expedirse; (viii) De manera mensual se registrar, para efectos de cumplimiento y auditoria, los cambios surtidos en las bases de datos personales en relaci髇 con los requisitos antes enunciados. En caso de que las bases de datos no hayan sufrido cambios as se dejar constancia por el custodio de la misma.

    9.4. La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de datos personales custodiados por CARIBE S.A.S., ser醤 documentados en este registro central.

    9.5. El registro indicar las sanciones que llegaren a imponerse respecto del uso de la base de datos personales, indicando el origen de la misma.

    9.6. La cancelaci髇 de la base de datos personales ser registrada indicando los motivos y las medidas t閏nicas adoptadas por CARIBE S.A.S. para hacer efectiva la cancelaci髇.

    X. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de CARIBE S.A.S., en calidad de responsable o encargado del mismo, se regir醤 por los siguientes par醡etros.

    10.1. Datos Personales relacionados con la Gesti髇 del Recurso Humano.

    10.1.1. Tratamiento de datos antes de la relaci髇 contractual. CARIBE S.A.S. tratar los datos personales de sus empleados, contratistas, as como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y despu閟 de la relaci髇 laboral y/o de servicios.

Tratamiento antes de la relaci髇 laboral. CARIBE S.A.S. informar, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selecci髇, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, as como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selecci髇.
CARIBE S.A.S., una vez agote el proceso de selecci髇, informar el resultado negativo y entregar a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los titulares de los datos por escrito autoricen la destrucci髇 de los mismos, cuando el titular del dato no sea seleccionado. La informaci髇 obtenida por CARIBE SA respecto de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas psicot閏nicas y entrevistas, ser醤 eliminados de sus sistemas de informaci髇, dando as cumplimiento al principio de finalidad.
CARIBE S.A.S. cuando contrate procesos de selecci髇 de personal con terceros regular en los contratos el tratamiento que se deber dar a los datos personales entregados por los interesados, as como la destinaci髇 de la informaci髇 personal obtenida del respectivo proceso.
Los datos personales e informaci髇 obtenida del proceso de selecci髇 respecto del personal seleccionado para laborar en CARIBE S.A.S., ser醤 almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta informaci髇 niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal informaci髇 contenga datos de car醕ter sensible.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de CARIBE S.A.S. y la informaci髇 personal obtenida del proceso de selecci髇, se limita a la participaci髇 en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes est prohibido.

    10.1.2. Tratamiento de datos durante la relaci髇 contractual.

CARIBE S.A.S. almacenar los datos personales e informaci髇 personal obtenida del proceso de selecci髇 de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta f韘ica o digital solo ser accedida y tratada por el 羠ea de Relaciones Laborales y con la finalidad de administrar la relaci髇 contractual entre CARIBE S.A.S. y el empleado.
El uso de la informaci髇 de los empleados para fines diferentes a la administraci髇 de la relaci髇 contractual, est prohibido en CARIBE S.A.S. El uso diferente de los datos e informaci髇 personal de los empleados s髄o proceder por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. La gerencia General eval鷄 la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesi髇 no autorizada de datos personales.

    10.1.3. Tratamiento de datos despu閟 de terminada la relaci髇 contractual.

Terminada la relaci髇 laboral, cualquiera que fuere la causa, CARIBE S.A.S. proceder a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selecci髇 y documentaci髇 generada en el desarrollo de la relaci髇 laboral, en un archivo central, sometiendo tal informaci髇 a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la informaci髇 laboral pueda contener datos sensibles.
CARIBE S.A.S. tiene prohibido ceder tal informaci髇 a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviaci髇 en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorizaci髇 previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.

    10.2. Tratamiento de datos personales de Accionistas.

Los datos e informaci髇 personal de las personas f韘icas que llegaren a tener la condici髇 de accionista de CARIBE S.A.S., se considerar informaci髇 reservada, pues la misma est registrada en los libros de comercio y tiene el car醕ter de reserva por disposici髇 legal. En consecuencia, el acceso a tal informaci髇 personal se realizar conforme las pol韙icas contenidas en el C骴igo de Comercio que regulan la materia.
CARIBE S.A.S. solo usar los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relaci髇 estatutaria existente.

    10.3. Tratamiento de datos personales de Proveedores.

CARIBE S.A.S. solo recabar de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selecci髇, evaluaci髇 y ejecuci髇 del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a CARIBE S.A.S. por naturaleza jur韉ica la divulgaci髇 de datos del proveedor persona f韘ica consecuencia de un proceso de contrataci髇, 閟ta se efectuar con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta pol韙ica y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la informaci髇 que se divulga.
CARIBE S.A.S. recolectar de sus proveedores los datos personales de los empleados de 閟te, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las caracter韘ticas de los servicios que se contraten con el proveedor.
Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por CARIBE S.A.S., tendr como 鷑ica finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, CARIBE S.A.S. podr devolver tal informaci髇 al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.
Cuando CARIBE S.A.S. entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deber醤 proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en esta pol韙ica. Para tal efecto se incluir la previsi髇 de auditor韆 respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. CARIBE S.A.S. verificar que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamenta la solicitud de acceso a los mismos.

    10.4 Tratamiento de datos personales de clientes

CARIBE S.A.S., solicitara a sus clientes los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, para informar de manera oportuna sobre los productos Renault, los servicios ofrecidos a trav閟 de los concesionarios y talleres autorizados Renault, as como los beneficios a los que puedo acceder, mediante las actividades o promociones desplegadas por ellos. Remitirme correspondencia como mensajes de texto y correos electr髇icos con informaci髇 comercial y promocional de sus productos y servicios. Igualmente, autoriza el almacenamiento y tratamiento de los datos personales que voluntariamente he compartido y comparta con dicha empresa, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012.

    XI. PROHIBICIONES

En desarrollo de esta pol韙ica de seguridad de la informaci髇 personal de CARIBE, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.

11.1. CARIBE S.A.S. proh韇e el acceso, uso, gesti髇, cesi髇, comunicaci髇, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de car醕ter sensible sin autorizaci髇 del titular del dato personal y/o de CARIBE S.A.S. El incumplimiento de esta prohibici髇 por parte de los empleados de CARIBE S.A.S. ser considerado como falta grave, que podr dar lugar a la terminaci髇 de la relaci髇 laboral. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar.
El incumplimiento de esta prohibici髇 por parte de los proveedores que contraten con CARIBE S.A.S. ser considerado como causa grave para dar terminaci髇 al contrato, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.
En los contratos con los proveedores, donde el objeto contratado tenga relaci髇 con datos personales, se pactar una previsi髇 en relaci髇 con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a CARIBE S.A.S. como consecuencia de la imposici髇 de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente y negligente del proveedor.

11.2. CARIBE S.A.S. proh韇e la cesi髇, comunicaci髇 o circulaci髇 de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorizaci髇 de CARIBE S.A.S. La cesi髇 o comunicaci髇 de datos personales deber ser inscrita en el registro central de datos personales de CARIBE S.A.S. y contar con la autorizaci髇 del custodio de la base de datos.

11.3. CARIBE S.A.S. proh韇e el acceso, uso, cesi髇, comunicaci髇, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de car醕ter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditor韆 en aplicaci髇 de la pol韙ica sobre el buen uso de los recursos inform醫icos de la organizaci髇 y/u otras pol韙icas expedidas por CARIBE S.A.S. para estos fines.
Los datos sensibles que se identifiquen ser醤 informados al titular de los mismos, con el fin de este proceda a eliminarlos; de no ser posible esta opci髇, CARIBE proceder a eliminarlos de manera segura.

11.4. CARIBE S.A.S. proh韇e a los destinatarios de esta pol韙ica cualquiera tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos inform醫icos 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorizaci髇 del titular del dato y/o de CARIBE S.A.S., seg鷑 el caso.

11.5. CARIBE S.A.S. proh韇e el tratamiento de datos personales de ni駉s y adolescentes menores de edad, salvo autorizaci髇 expresa de sus representantes legales. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, se deber醤 asegurar los derechos prevalentes que la Constituci髇 Pol韙ica reconoce a estos, en armon韆 con el C骴igo de la Infancia y la Adolescencia.

    XII. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS.

Est prohibida la transferencia de datos personales a pa韘es que no proporcionen niveles adecuados de protecci髇 de datos. Se entienden pa韘es seguros aquellos que cumplan con los est醤dares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
De manera excepcional se podr醤 realizar transferencias internacionales de datos por CARIBE S.A.S. cuando:

    12.1. El titular del dato haya otorgado su autorizaci髇 previa, expresa e inequ韛oca para realizar la transferencia.

    12.2. La transferencia sea necesaria para la ejecuci髇 de un contrato entre el titular y ARGOS como responsable y/o encargado del tratamiento.

    12.3. Se trate de transferencias bancarias y burs醫iles acorde con la legislaci髇 aplicable a dichas transacciones.

    12.4. Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jur韉ico colombiano.

    12.5. inferencias legalmente exigidas para salvaguardar un inter閟 p鷅lico.

Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo env韔 o recepci髇 de los mismos, CARIBE S.A.S. suscribir los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes.
Los acuerdos o contratos que se celebren deber醤 atender lo dispuesto en esta pol韙ica, as como en la legislaci髇 y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protecci髇 de datos personales.
Corresponder a la Gerencia general aprobar los acuerdos o contratos que conlleven una transferencia internacional de datos personales, atendiendo como directrices los principios aplicables y recogidos en esta pol韙ica. As mismo le corresponder hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de 損a韘 seguro en relaci髇 con el territorio de destino y/o procedencia de los datos.

    XIII. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCI覰 DE DATOS PERSONALES.


La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de CARIBE S.A.S., est en cabeza de todos sus empleados y administradores societarios.
En consecuencia, al interior de cada 醨ea que maneje los procesos de negocios que involucren tratamiento de datos personales, deber醤 adoptar las reglas y procedimientos para la aplicaci髇 y cumplimiento de la presente pol韙ica, dada su condici髇 de custodios de la informaci髇 personal que contenida en los sistemas de informaci髇 de CARIBE S.A.S.
En caso de duda respecto del tratamiento de los datos personales, se acudir al 醨ea responsable de la protecci髇 de datos personales para que indiquen la directriz a seguir, seg鷑 el caso.

     XIV. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL.

En el tratamiento de datos personales que realiza CARIBE S.A.S., la permanencia de los datos en sus sistemas de informaci髇 estar determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, CARIBE S.A.S. proceder a su destrucci髇 o devoluci髇, seg鷑 el caso, o bien a conservarlos seg鷑 lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas t閏nicas que impidan un tratamiento inadecuado.

    XV. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En el tratamiento de los datos personales objeto de regulaci髇 en esta pol韙ica, CARIBE adoptar medidas de seguridad f韘icas, l骻icas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados.
En desarrollo del principio de Seguridad de los Datos personales, CARIBE adoptar una directriz general sobre estas medidas, que ser醤 de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de esta pol韙ica.
Es obligaci髇 de los destinatarios de esta pol韙ica informar a CARIBE cualquier sospecha que pueda implicar una violaci髇 a las medidas de seguridad adoptadas por la organizaci髇 para proteger los datos personales confiados a ella, as como cualquier tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situaci髇.
En estos casos, CARIBE comunicar a la autoridad de control tal situaci髇 y proceder a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los datos personales, con el fin de establecer las repercusiones jur韉icas del mismo, sean estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil.

    XVI. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES.

CARIBE S.A.S. comunica a los destinatarios de esta pol韙ica el r間imen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su art韈ulo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de datos personales:

揂RTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podr imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:

a) Multas de car醕ter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios m韓imos mensuales legales vigentes al momento de la imposici髇 de la sanci髇. Las multas podr醤 ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las origin.
b) Suspensi髇 de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un t閞mino de seis (6) meses. En el acto de suspensi髇 se indicar醤 los correctivos que se deber醤 adoptar.
c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el t閞mino de suspensi髇 sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
d) Cierre inmediato y definitivo de la operaci髇 que involucre el Tratamiento de datos sensibles.
La notificaci髇 de cualquier procedimiento de investigaci髇 por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de datos personales, deber ser comunicada de manera inmediata a la gerencia general de CARIBE SAS, con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de la entidad y evitar la imposici髇 de las sanciones previstas en la legislaci髇 colombiana, en particular las consignadas en el T韙ulo VI, Capitulo 3 de la ley 1581 de 2012 antes descritas.
Consecuencia de los riesgos que asume CARIBE S.A.S. bien en calidad de Responsable y/o Encargado del tratamiento de los datos personales, el incumplimiento de esta pol韙ica por parte de sus destinatarios, se considera una falta grave y dar lugar a la terminaci髇 del contrato respectivo sin perjuicio de las dem醩 acciones que legalmente procedan.


     XVII. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES.

Cuando las autoridades del Estado soliciten a CARIBE S.A.S. el acceso y/o entrega de datos de car醕ter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificar la legalidad de la petici髇, la pertinencia de los datos solicitados en relaci髇 con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentar la entrega de la informaci髇 personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protecci髇 sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, as como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendr a la autoridad que requiera la informaci髇 personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conllevan su indebido uso e inadecuado tratamiento.

    XVIII. VIGENCIA

Esta pol韙ica ha sido aprobada mediante decisi髇 adoptada por CARIBE S.A.S., el d韆 8 de diciembre de dos mil veintiuno(2021).
Nota: Informamos que el mal tratamiento de datos personales podr constituir evidencia de Incidentes de seguridad y por esa v韆, se prueba.